วิธีจัดห้องประชุม และการเลือกรูปแบบห้องประชุม

           ห้องประชุมถือเป็นองค์ประกอบหนึ่งขององค์กรที่นอกจากฝ่ายบริหารจะต้องจัดให้มีการประชุมอยุ่เสมอ ๆเพื่อติดตามผลงานไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบเป็นทางการหรือนัดพูดคุยนอกรอบเพื่อสอบถามปัญหาหรือความก้าวหน้าของงาน การจัดห้องประชุม อุปกรณ์สำหรับห้องประชุม โต๊ะประชุม และรูปแบบของห้องประชุม จึงเป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้การประชุมทุกรูปแบบมีบรรยากาศที่ดีสำหรับการพูดคุย แลกเปลี่ยนทัศนะ ความคิดต่อกัน

ภาพประกอบจาก pinteres

วิธีจัดห้องประชุม

           การจัดห้องประชุมสามารถทำได้หลากหลายรูปแบบแต่ละรูปแบบเหมาะกับองค์กรหรือเหมาะกับการประชุมที่แตกต่างกันการจัดห้องประชุมให้เหมาะสมกับการใช้งาน จึงนอกจากจะเป็นการเอื้อประโยชน์ต่อการใช้งานแล้วรูปแบบของห้องประชุมยังสื่อถึงวิสัยทัศน์และแนวทางการบริหารงานของผู้นำองค์กรได้เป็นอย่างดีโดยการจัดห้องประชุมทำได้หลายวิธี ดังนี้

ภาพประกอบจาก pinteres

1. การจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์ (Theater Style)

         การจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์ เป็นการจัดห้องประชุมที่ยึดรูปแบบมาจากโรงหนัง หรือโรงละคร เพื่อมุ่งเน้นให้ผู้พูดเป็นจุดสนใจเพียงจุดเดียวของผู้เข้าร่วมประชุม ลักษณะของการจัดห้องประชุมรูปแบบนี้ ได้แก่

- จัดให้เก้าอี้ทุกตัวหันหน้าไปทางเวที ทางผู้พูดทั้งหมด โดยไม่ต้องมีโต๊ะประชุม

- สำหรับเทคนิคการจัดเก้าอี้แบบสลับฟันปลาจะช่วยลดการบดบังผู้บรรยายได้ดี ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีสมาธิจดจ่ออยู่ที่ผู้บรรยาย

- กรณีเป็นห้องประชุมขององค์ขนาดใหญ่ หรือจัดเป็นห้องประชุมโดยเฉพาะและสามารถรองรับผู้เข้าประชุมได้เป็นจำนวนมาก อาจตกแต่งสถานที่ให้มีพื้นเป็นแบบขั้นบันไดคล้ายในโรงหนังหรืออัฒจันทร์

2. การจัดห้องประชุมแบบเก้าอี้วงกลม (Circle Style)

        การจัดห้องประชุมรูปแบบนี้ไม่ใช้โต๊ะประชุม แต่จะใช้เก้าอี้เพียงอย่างเดียวเท่านั้น ภายในห้องประชุมอาจจัดวางเก้าอี้เป็นวงกลมหลายวงหรือกลายกลุ่ม จำนวนเก้าอี้ขึ้นอยู่กับผู้ร่วมกิจกรรม โดยการจัดห้องประชุมแบบเก้าอี้วงกลมผู้พูดสามารถเข้าถึงตัวของผู้ฟังได้อย่างสะดวก ผู้พูดผู้ฟังต่างสื่อสารถึงกันและกันได้ง่ายส่วนใหญ่เป็นการในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการ หรือเป็นการประชุมเพื่อแสดงความคิดเห็น หารือปรึกษาปัญหาร่วมกัน

3. การจัดห้องประชุมแบบห้องเรียน (Classroom Style)

       รูปแบบการจัดห้องประชุมเหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องมีการจดบันทึก หรือใช้เครื่องมือสื่อสารต่าง ๆ จึงต้องเลือกโต๊ะประชุม ขนาดโต๊ะประชุมและเก้าอี้ให้เหมาะสม สำหรับรูปแบบการจัดห้องประชุม ทำได้ ดังนี้

- ด้านหน้าเวทีหรือห้องประชุม ต้องมีโต๊ะสำหรับผู้บรรยายหรือวิทยากร และคลุมด้วยผ้าเพื่อให้เกิดความเรียบร้อยสวยงาม

- จัดเตรียมโต๊ะและเก้าอี้ของผู้เข้าร่วมประชุม โดยการตั้งหันหน้าเข้าหาเวที หันหาจอภาพ หรือโต๊ะของผู้บรรยาย

- การจัดโต๊ะประชุมและเก้าอี้ ควรคำนึงถึงระยะห่างของผู้พูดกับผู้ฟัง ไม่ควรจัดโต๊ะแถวแรกใกล้กับพื้นที่ของผู้พูดมากเกินไป

- หากมีจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก ควรเลือกห้องที่มีขนาดใหญ่ เพื่อไม่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกอึดอัด

4. การจัดห้องประชุมแบบบอร์ดรูม (Boardroom Style)

          คือการจัดให้มีโต๊ะสี่เหลี่ยมขนาดใหญ่อยู่กลางห้อง แล้วนำเก้าอี้มาจัดวางล้อมรอบโต๊ะนั้นเป็นรูปแบบการจัดโต๊ะประชุมที่เหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องระดมความคิด ปรึกษาหารือร่วมกันเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้สามารถสื่อสารกันได้อย่างสะดวกและได้เห็นสีหน้าท่าทางของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ ได้อย่างชัดเจน

5. การจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงปิด (Banquet Style)

          คือการจัดห้องประชุมโดยใช้โต๊ะกลมวงปิด จัดที่นั่งให้หนึ่งโต๊ะสามารถนั่งได้ 6-10 คน ลักษณะการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้เพื่อต้องการให้ผู้เข้าร่วมได้มีการพูดคุยสนทนากันได้อย่างสะดวก มีการแบ่งกลุ่มแบ่งโต๊ะกันอย่างชัดเจนและควรเว้นระยะห่างระหว่างโต๊ะแต่ละตัวให้มีช่องว่างเข้าออก เดินผ่านได้สะดวกเพื่อไม่ให้ผู้เข้าร่วมงานรู้สึกถึงความแออัดจนเกินไป

6. การจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงเปิด (Cabaret Style)

        คือการจัดเหมือนการจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงปิดแทบทุกอย่างเพียงแต่จัดให้เหลือเก้าอี้ 4-5 ตัวต่อโต๊ะหนึ่งตัวเท่านั้นเพื่อไม่ให้ผู้เข้าร่วมการประชุมต้องนั่งหันหลังให้เวที หรือจอภาพที่ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมต้องคอยหันตัวคอยเอี้ยวคอมองจนเกิดความลำบากต่อผู้เข้าร่วมงาน

7. การจัดห้องประชุม U shape (U-Shape Style)

        เหมาะสำหรับงานประชุมขนาดเล็ก หรือขนาดกลางที่วิทยากรหรือผู้บรรยายต้องการใกล้ชิดผู้ฟัง สามารถเดินเข้าไปหาผู้ฟังได้ง่ายลักษณะการจัด คือการจัดวางโต๊ะให้มีลักษณะเป็นตัว U เว้นที่ว่างบริเวณด้านหน้าไว้สำหรับผู้พูด ผู้บรรยายอาจมีการจัดซ้อนแถวให้เป็นตัวยู 2 ตัวซ้อนกัน ในกรณีที่มีผู้เข้าร่วมประชุมเป็นจำนวนมาก

ภาพประกอบจาก pinteres

         สรุปการรับทราบหรือมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับหลักการจัดโต๊ะประชุมแต่ละรูปแบบอย่างถูกต้องคือส่วนหนึ่งที่จะทำให้สามารถเลือกซื้อโต๊ะประชุมหรือเลือกรูปแบบและขนาดโต๊ะประชุมได้เหมาะสมกับสไตล์การตกแต่งอีกทั้งยังสามารถนำวิธีจัดห้องประชุมและการเลือกรูปแบบห้องประชุมให้เหมาะสมกับองค์กรไปปรับประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับสภาพแวดล้อมและองค์ประกอบต่าง ๆ ขององค์กร เช่น สภาพพื้นที่ขนาดขององค์กร จำนวนพนักงานและบุคลากร ได้อย่างเหมาะสม

ภาพประกอบจาก pinteres