สิ่งที่ควรคำนึงถึงก่อนเลือกซื้อ ตู้เก็บเอกสาร

            ปัจจุบันนี้ ถึงแม้ว่าเทคโนโลยีในการจัดทำและจัดเก็บเอกสาร จะเข้ามามีบทบาทในการลดจำนวนการใช้เอกสารลงได้มาก โดยจัดเก็บเป็นเอกสารอิเลคทรอนิกส์ อย่างไรกฌตาม ในทุกหน่วยงานก็ยังมีความจำเป็นต้องมีเอกสารที่เป็นกระดาษ เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงาน และเอกสารสำคัญ กันอยู่อีกมาก จึงต้องมีที่สำหรับจัดเก็บเอกสาร และควรคำนึงถึงโดยบทความในการเลือกซื้อ ตู้เก็บเอกสาร นี้มานำเสนอใน 7 หัวข้อ ดังจะกล่าวต่อไปนี้

         1.ความปลอดภัย ของเอกสารตามความสำคัญ

เนื่องจากเอกสารหลายอย่างเป็นเอกสารสำคัญ อาจต้องมีกุญแจล้อกที่ปลอดภัย และมีผู้รับผิดชอบเฉพาะ ซึ่งระดับความปลอดภัยของการล้อกก็ต่างกันตามความสำคัญของเอกสารหรือการเลือกใช้ตามสะดวก

         2.วัสดุที่ใช้ผลิตตู้เก็บเอกสาร

ปัจจุบันตู้เก็บเอกสารมีการผลิตจากวัสดุหลากหลายชนิด เลือกใช้ตามโอกาสการใช้งานและราคา เช่น แบบที่ทำจากเหล็กซึ่งตามมาตรฐานจะมีความหนาประมาณ 0.5-0.8 มม. จะกันความชื้นได้ดี และมีชนิดกันไฟได้ ทนทาน แต่เมื่อใช้งานนานอาจเกิดสนิมได้แบบที่ทำจากไม้ จะมีลวดลายสวยงาม ความทนทานขึ้นอยู่กับชนิดของไม้ แต่อาจมีปัญหาเรื่งความชื้น และปลวก เมื่อใช้งานเป็นเวลานานได้  แบบที่ทำจากพลาสติด ราคาถูก สามารถเก็บได้ระยะเวลาหนึ่ง หรือบางสำนักงาน เพิ่มเติมเข้ามาชั่วคราวในกรณีตู้เอกสารเต็ม 

         3.ขนาดพื้นที่ในห้องห้องที่ใช้จัดวางตู้เก็บเอกสาร

ควรวัดขนาดพื้นที่ของห้องและพื้นที่ที่จัดวาง เพื่อเลือกขนาดของตู้เก็บเอกสารให้เหมาะสม เว้นระยะทางเดินให้สามารถหยิบเอกสารใช้งานได้อย่างคลองตัว บางสำนักงานอาจมีห้องเก็บเอกสารเฉพาะ จึงควรทราบพื้นที่จัดวางตู้ก่อนเลือกซื้อตู้เก็บเอกสาร แต่บางสำนักงานตู้เก็บเอกสารเป็นเพียงเฟอร์นิเจอร์ที่อยู่ในห้องทำงานเท่านั้น    

         4.ขนาดของตู้เก็บเอกสารและ จำนวนเอกสาร

ตู้เก็บเอกสารควรมีขนาดกว้างและลึกพอเหมาะกับแฟ้มเอกสาร ซึ่งอาจจัดวางแบบตั้งหรือนอน ขึ้นอยู่กับความสะดวกในการจัดเก็บ และความคล่องตัวในการใช้งาน รวมถึงจำนวนเอกสารที่มี และต้องจัดเก็บ เอกสารบางชนิดมีระยะเวลาการจัดเก็บตามที่กฏหมายระบุ หากมีเอกสารมากอาจใช้หลายตู้ และอาจมีห้องสำหรับเก็บเอกสารโดยเฉพาะ  บางสำนักงานอาจใช้เก็บเอกสารไม่มากขึ้นอยู่กับปริมาณงาน จึงควรมีข้อมูลเรื่องปริมาณเอกสารไว้ด้วยก่อนเลือกซื้อ

         5.รูปแบบประตูปิดเปิดของตู้เก็บเอกสาร

รูปแบบการปิดเปิดของประตูตู้เก็บเอกสารในปัจจุบันมีหลากหลายรูปแบบให้เลือก เช่น แบบเปิดปิดในกรณีมีพื้นที่สำหรับเปิดและปิดแบบบานพับ  แบบบานเลื่อน แบบนี้จะประหยัดพื้นที่ในการปิดเปิดได้อีกระดับหนึ่ง แบบลิ้นชักส่วนใหญ่เป็นตู้ที่ไม่มีความสูงมากนัก หรือแบบเก็บเอกสารชั่วคราวเปิดโล่ง ขึ้นอยู่กับความสะดวกในการใช้งาน

         6.ความเป็นระเบียบเรียบร้อย

ตู้เก็บเอกสารส่วนใหญ่ทำช่องไว้แยกประเภทเอกสารเพื่อให้สะดวกในการจัดเก็บและเป็นระเบียบมากขึ้น อาจทำช่องไว้ให้มีขนาดพอเหมาะกับแฟ้มเก็บเอกสารแบบตั้งได้ หรือวางซ้อนกัน หรือแบบเป็นลิ้นชักใส่เอกสารแยกบางๆหลายชั้นโดยไม่ใช้แฟ้ม ก็มีให้เลือกตามต้องการ หากต้องการบังสายตาโดยส่วนมากจะใช้ตู้แบบมีประตูปิด

         7.ความสวยงาม และสไตล์

โดยส่วนใหญ่ตู้เก็บเอกสารจะผลิตหลากหลายดีไซด์ หลากสไตล์ หลายสีให้เลือก เพื่อให้เข้ากันกับเฟอร์นิเจอร์ในสำนักงานชิ้นอื่นๆ เพิ่มบรรยากาศและความสวยงามให้กับสำนักงานอีกด้วย

              ข้อควรคำนึงที่บทความนี้กล่าวมาช่วยให้ผู้เลือกซื้อตู้เก็บเอกสารได้มีข้อมูลเบื้องต้นไปเลือกซื้อตู้เก็บเอกสารให้เหมาะสมกับการใช้งานได้ระดับหนึ่ง อย่างไรก็ตาม ควรถามข้อมูลของตู้เก็บเอกสารเพิ่มเติมจากผู้ขายประกอบด้วยจะเป็นการประหยัดเวลาและพลังงานในการเลือกเพิ่มขึ้น